Muhasebe Kayıt Yöntemleri Muhasebede Kullanılan Defterle ve Belgeler

Muhasebe Kayıt Yöntemleri

Tek Taraflı Kayıt Sistemi

Tek taraflı kayıt sistemi, işletmenin gelir ve giderlerinin bir deftere kayıt edildiği her işlem için defterin yalnızca bir tarafına (gelir veya gider tarafına) kayıt yapma esasına dayanır.

Basit kayıt sistemine göre, ikinci sınıf tacirlerin tutmak zorunda olduğu defter işletme hesabı defteri ve serbest meslek erbabının tutmak zorunda olduğu defter serbest meslek kazanç defteridir.

UK a göre işletme hesabını, yeni işe başlayan tacirler ve VUK un 177. maddesinde belirtilen iş hacmini aşmayan tacirler tutabilirler.

Çift Taraflı Kayıt Sistemi

İşletmenin gerçekleştirdiği mali olayların her iki yönünün de kayıtlara alındığı muhasebe kayıt sistemidir. Çift taraflı kayıtta ise yevmiye defteri, büyük defter ve envanter defteri gibi defterler tutulur. Çift taraflı kaydı I. sınıf tacirler tutmaktadır.

Çift taraflı kayıt sisteminin işleyişi şöyledir: çift taraflı kayıt sistemiyle defterlerini tutan işletmelerde aşağıda sıralanan işlemler yapılır;

1. Dönem Başı (Açılış) Bilançosunun Düzenlenmesi
2. Belge ve Bilgilerin Derlenmesi ve Muhasebe Fişlerine Kayıt
3. Yevmiye Defterine Kayıt
4. Defteri Kebire Kayıt
5. Yardımcı Defterlere Kayıtlar
6. Genel Geçici Mizanın Düzenlenmesi
7. Dönemsonu Envanter İşlemlerinin Yapılması
8. Kesin Mizanın Düzenlenmesi
9. Dönem Sonu (Kapanış) Bilançosunun ve Gelir Tablosunun Düzenlenmesi
10. Dönem Hesaplarının Kapatılması

Muhasebede Kullanılan Defterler

Ülkemiz muhasebe uygulamaları vergi kanunlarımızla iç içedir. Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu, Gelir Vergisi Kanunu, Kurumlar Vergisi Kanunu, Katma Değer Vergisi Kanunu, Damga Vergisi Kanunu, Özel İletişim Vergisi Kanunları muhasebenin uygulanmasında uyulması gereken kuralları belirlemektedir. Muhasebede kayıt araçları defterlerdir ve defterlerin tespitini mükelleflerin durumu belirlemektedir.

VUK’nın 176.maddesine göre Tüccarlar, defter tutmak bakımından iki sınıfa ayrılır:

1. I’inci sınıf tüccarlar, bilanço esasına göre;
2. II’nci sınıf tüccarlar, işletme hesabı esasına göre; defter tutarlar.

I.Sınıf Tüccarların Tutacağı Defterler

VUK’nın 177.maddesine göre aşağıda yazılı tüccarlar, birinci sınıfa dâhildirler:

1. Satın aldıkları malları olduğu gibi veya işledikten sonra satan ve yıllık alımlarının tutarı 160.000 -TL(2015 yılı için) veya satışları tutarı 220.000 -TL (2015 Yılı için) lirayı aşanlar
2. Birinci bentte yazılı olanların dışındaki işlerle uğraşıp da bir yıl içinde elde ettikleri gayri safi iş hâsılatı 88.000 -TL (2015 Yılı için) aşanlar;
3. 1 ve 2 numaralı bentlerde yazılı işlerin birlikte yapılması halinde 2 numaralı bentte yazılı iş hâsılatının beş katı ile yıllık satış tutarının toplamı 160.000 -TL (2015 Yılı için) lirayı aşanlar;
4. Her türlü ticaret şirketleri (Adi şirketler iştigal nevileri yukarıdaki bentlerden hangisine giriyorsa o bent hükmüne tabidir.);
5. Kurumlar Vergisine tabi olan diğer tüzel kişiler (Bunlardan işlerinin icabı bilanço esasına göre defter tutmalarına imkân veya lüzum görülmeyenlerin, işletme hesabına göre defter tutmalarına Maliye Bakanlığınca müsaade edilir.);
6. İhtiyari olarak bilanço esasına göre defter tutmayı tercih edenler.

VUK’nın 182.maddesine göre Bilanço esasında aşağıdaki defterler tutulur:

1. Yevmiye Defteri

Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi icabeden muamelelerin tarih sırasıyla ve madde halinde tertipli olarak yazıldığı defterdir. Yevmiye defteri ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olur. Yevmiye defterinin ilk kaydı açılış kaydıdır. Bu kayıtla birlikte günlük işlemler belgelere dayanılarak kayıt edilir. Kayıtlar yapılırken defterin borç ve alacak taraflarının birbirine eşit olması gerekmektedir. Günümüzde kayıtlar bilgisayar programları aracılığı ile yapıldığı için eşitlik olmaması durumunda gerekli uyarıları programlar vermektedir. Ayrıca defter toplamlarında tutarsızlık olduğunda yine programlar uyarı vermektedir ve böylece günümüz teknolojisi mesleği kolaylaştırmaktadır.

2. Defterikebir

Defterikebir, yevmiye defterine geçirilmiş olan muameleleri buradan alarak usulüne göre hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir. Defteri kebir, yevmiye defterine muhasebe usulleriyle geçirilen tutarları hesap bazında toplayan defterdir. Defteri Kebir yardımıyla her hesabın nasıl işlem gördüğü, giriş-çıkışları açık bir şekilde görülür.

3. Envanter Defteri (Mevcudat ve muvazene defteri)

Envanter defterine işe başlama tarihinde ve müteakiben her hesap döneminin sonunda çıkarılan envanterler ve bilançolar kaydolunur ve bu tarihe “Bilanço günü” denir. Envanter defteri ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olur.

II. Sınıf Tüccarların Tutacağı Defterler

VUK’nın 178.maddesine göre aşağıda yazılı tüccarlar ikinci sınıfa dâhildirler:

1. 177’inci maddede yazılı olanların dışında kalanlar;
2. Kurumlar Vergisi mükelleflerinden işletme hesabı esasına göre defter tutmalarına Maliye Bakanlığınca müsaade edilenler.

Yeniden işe başlayan tüccarlar yıllık iş hacimlerine göre sınıflandırılıncaya kadar II’nci sınıf tüccarlar gibi hareket edebilirler.

VUK’nın 193.maddesine göre II sınıf tüccarlar işletme hesabı esasına göre defter tutarlar ve tutacakları defter İşletme Hesabı Defteri’dir.

İşletme Hesabı Defteri

İşletme hesabının sol tarafını gider, sağ tarafını hâsılat kısmı teşkil eder.

1. Gider kısmına: Satın alınan mallar veya yaptırılan hizmetler karşılığında ödenen veya borçlanılan paralar ve işletme ile ilgili diğer bütün giderler;
2. Hâsılat kısmına: Satılan mal bedeli veya yapılan hizmet karşılığı olarak tahsil edilen paralarla tahakkuk eden alacaklar ve işletme faaliyetinden elde edilen diğer bütün hâsılat kaydolunur.

Gayrimenkuller ve tesisat gibi amortismana tabi olan kıymetler işletme hesabına intikal ettirilmez. şu kadar ki, 189’uncu maddeye göre amortisman kaydı tutulmak şartiyle bu kıymetler üzerinden her yıl ayrılan amortismanlar gider kaydolunabilir. Gider ve hâsılat kayıtlarının en az aşağıdaki malumatı ihtiva etmesi şarttır.

Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu açısından tutulma ve tasdik zorunluluğu olan ve olmayan defterler aşağıda yer almaktadır:

Defter Tasdik Zamanları

VUK’nın 221. Maddesine göre defterlerin, aşağıdaki yazılı zamanlarda tasdik edilmesi zorunludur.

1. Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda;
2. Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;
3. Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlıyarak on gün içinde;
4. Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce.

Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar.

TTK’nın 64/3. Maddesine göre defterlerin, aşağıdaki yazılı zamanlarda tasdik edilmesi zorunludur.

1. Bütün ticari defterlerin açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce yaptırılır.
2. Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna yaptırılır.
3. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.
4. Yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar (faaliyet dönemi takvim yılı olanlar için Haziran ayı sonu) yaptırılır.

Defter Tasdik Makamı ve Şekli

Defterler, iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgâhın bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar, menkul kıymet ve kambiyo borsasındaki acenteler için borsa komiserliği tarafından tasdik olunur.

Muhasebede Kullanılan Belgeler

VUK Gereğince Düzenlenen Belgeler

VUK uyarınca düzenlenmesi gereken belgeler aşağıdaki gibidir:

Fatura

VUK 229. Maddesinde fatura: ”Fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesikadır.” Olarak tanımlanmaktadır. VUK 231. Maddesine göre fatura düzenlenirken:

• Faturalar sıra numarası dahilinde teselsül ettirilir.
• Faturalar mürekkeple, makine ile veya kopya kurşun kalemi ile doldurulur.
• Faturalar en az bir asıl ve bir örnek olarak düzenlenir. Birden fazla örnek düzenlendiği takdirde her birine kaçıncı örnek olduğu işaret edilir.
• Faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzası bulunur.
• Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azamî yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır.
• Bu Kanunun 232 nci maddesinin birinci fıkrasına göre fatura düzenlemek zorunda olanlar, müşterinin adı ve soyadı ile bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarasının doğruluğundan sorumludur.

Sevk İrsaliyesi

VUK 230/5. Maddesinde sevk irsaliyesi: ”Malın alıcıya teslim edilmek üzere satıcı tarafından taşındığı veya taşıttırıldığı hallerde satıcının, teslim edilen malın alıcı tarafından taşınması veya taşıttırılması halinde alıcının, taşınan veya taşıttırılan mallar için sevk irsaliyesi düzenlenmesi ve taşıtta bulundurulması şarttır.” Olarak tanımlanmaktadır.

İrsaliyeli Fatura

Fatura ve irsaliyenin ayrı ayrı düzenlenmesi yerine tek bir belgede düzenlendiği belgedir. İrsaliyeli fatura uygulama yöntemini seçen mükellefler hem fatura, hem de irsaliye düzenlemezler sadece ikisinin yerine geçen bul belgeyi düzenlerler.

Perakende Satış Vesikaları

Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenlerle defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerin fatura vermek mecburiyetinde olmadıkları satışları ve yaptıkları işlerin bedelleri aşağıdaki vesikalardan herhangi biri ile tevsik olunur.

1. Perakende satış fişleri;
2. Makineli kasaların kayıt ruloları;
3. Giriş ve yolcu taşıma biletleri.

Perakende satış fişi; makineli kasaların kayıt ruloları ve biletlerde, işletme veya mükellefin adı, düzenlenme tarihi ve alınan paranın miktarı gösterilir.

2.3.1.5. Gider Pusulası

VUK 234. Maddesinde gider pusulası: ”Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenlerle defter tutmak mecburiyetinde olan serbest meslek erbabının ve çiftçilerin: Vergiden muaf esnafa yaptırdıkları işler veya onlardan satın aldıkları emtia için tanzim edip işi yapana veya emtiayı satana imza ettirecekleri gider pusulası vergiden muaf esnaf tarafından verilmiş fatura hükmündedir.” Olarak tanımlanmaktadır.

2.3.1.6. Müstahsil Makbuzu

VUK 235. Maddesinde müstahsil makbuzu: ”Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile kazancı basit usulde tesbit edilenler ve defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçilerden satın aldıkları malların bedelini ödedikleri sırada iki nüsha makbuz tanzim etmeye ve bunlardan birini imzalıyarak satıcı çiftçiye vermeye ve diğerini ona imzalatarak almaya mecburdurlar.” Olarak açıklanmaktadı.

2.3.1.7. Serbest Meslek Makbuzu

VUK 236. Maddesinde serbest meslek makbuzu: ” Serbest meslek erbabı, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için iki nüsha serbest meslek makbuzu tanzim etmek ve bir nüshasını müşteriye vermek, müşteri de bu makbuzu istemek ve almak mecburiyetindedir.” Olarak açıklanmaktadır.

2.3.1.8. Ücret Bordrosu

VUK 238.maddesine göre ücret bordrosu: ”İşverenler her ay ödedikleri ücretler için (Ücret bordrosu) tutmaya mecburdurlar. Gelir Vergisi Kanununa göre vergiden muaf olan ücretlerle diğer ücret üzerinden vergiye tabi hizmet erbabına yapılan ücret ödemeleri için bordro tutulmaz.” Olarak açıklanmıştır.

Taşıma İrsaliyeleri ve Yolcu Listeleri

VUK 240. Maddesine göre taşıma irsaliyelerei ve yolcu listeleri aşağıdaki gibi açıklanmıştır.

Taşıma irsaliyeleri: Ücret karşılığında eşya nakleden bütün gerçek ve tüzel kişiler naklettikleri eşya için, sürücünün ad ve soyadı ve aracın plaka numarasını ihtiva eden ve seri ve sıra numarası dahilinde teselsül eden irsaliye kullanmak zorundadırlar. Bu irsaliyenin bir nüshası eşyayı taşıttırana, bir nüshası eşyayı taşıyan aracın sürücüsüne veya kaptanına verilir ve bir nüshası da taşımayı yapan nezdinde saklanır. Bu bent hükmü nakliye komisyoncuları ile acenteleri de kapsar.

1. B) Yolcu listeleri: Şehirlerarasında yapılan yolcu taşımalarında, yolcu taşıma bileti kesmeye mecbur olan mükellefler, (T.C. Devlet Demiryolları hariç) taşıtların her seferi için müteselsil seri ve sıra numaralı ve oturma yerlerini planlı şekilde gösteren iki nüsha yolcu listesi düzenlerler ve bu listenin bir nüshasını sefer sonuna kadar taşıtta ve diğer nüshasını işyerinde bulundururlar. Yolcu taşıma biletlerinin komisyoncu veya acenteler tarafından kesilmesi halinde yolcu listeleri 3 nüsha olarak düzenlenir ve bir nüshası bu kimseler tarafından saklanır.

Günlük Müşteri Listeleri

VUK’nın 240.maddesinde günlük müşteri listesi: ”Otel, motel ve pansiyon gibi konaklama yerleri, odaları, bölmeler ve yatak planlarına uygun olarak müteselsil seri ve sıra numaralı günlük müşteri listeleri düzenlerler ve işletmede bulundururlar.” Olarak açıklanmıştır.

2.3.1.11. Adisyon

Otel, motel, tatil köyü, pansiyon gibi konaklama işletmelerinde sunulan hizmetin, malın cinsinin ve miktarının gösterildiği ticari belgeye adisyon denir.

2.3.2. TTK Gereğince Düzenlenen Belgeler (Kambiyo Senetleri)

2.3.2.1. Poliçe

Poliçe, keşideci denen kişinin, muhatap adı verilen bir diğer kişiye senedin teslimi karşılığın da belli bir paranın lehtar adı verilen üçüncü bir kişiye ödenmesini emrettiği belgedir.

2.3.2.2. Bono

Bono borçlu tarafından düzenlenip alacaklıya verilen belli miktardaki bir paranın belli bir süre sonunda kayıtsız ve şartsız ödeneceğini gösteren bir kambiyo senedidir.

2.3.2.3. Çek

Çek bir bankaya hitaben yazılan ve üzerinde belirtilen paranın ödenmesini gerektiren kambiyo senedidir.

2.4. Muhasebe Fişleri

İşlemlerin yevmiye defterine kaydedilmeden önce yazıldığı, yetkili kişilerce imzalanan, yevmiye maddesindeki bilgileri kapsayan fişlere muhasebe fişleri denmektedir. Muhasebe işlemlerinde kullanılan muhasebe fişleri şunlardır.

1. Kasa tahsil fişi: Kasaya giren paralar için düzenlenen fişlere tahsil fişi adı verilir.
2. Kasa tediye fişi: Kasadan yapılan ödemeler için düzenlenen fişlere kasa tediye fişi adı verilir.

Mahsup Fişi: Kasa hesabı haricindeki işlemleri ilişkin işlemlere ait düzenlenen fişlerdir.

461 views